Nyhetsbrev om nasjonal DPIA for Google Workspace for Education

Hvordan skal du håndtere alle endringene som rulles ut i Google Workspace for Education? Vi har lagd en veileder! 

Hei !

Når du som skoleeier kjøper en løsning som Google Workspace for Education, kjøper du ikke noe statisk. Du kjøper en løsning som endres kontinuerlig, hvor endringer rulles ut ved jevne mellomrom. De aller fleste av disse endringene er små, og handler om endringer i brukergrensesnittet. 

Men noen av endringene kommer med følger som det er vanskelig for deg å forutse. For eksempel kan det være at endringen utilsiktet skrur på en tilleggstjeneste som du som skoleeier hadde bestemt deg for ikke å bruke.

I enkelte tilfeller kan det også være at endringene er så store at de betyr at du må gjøre noe ekstra. Med ujevne mellomrom kommer det for eksempel oppdateringer i databehandleravtalen, eller i vedleggene til denne. Det å ta stilling til slike endringer kan være ressurskrevende i form av kompetanse og tidsbruk.

Erfaringen er at slike store endringer blir varslet i god tid, men det nytter ikke å ha god tid om du ikke bruker den tiden til å gjøre disse nødvendige vurderingene. 

Det holder med andre ord ikke å fange opp endringen, den må følges opp med ulike tiltak. Kanskje må DPIAen for systemet oppdateres? Andre endringer kan gjøre at du må ta stilling til om du som skoleeier nå behandler nye personopplysninger. Og det gjør at du må finne ut om du egentlig har et gyldig behandlingsgrunnlag. 

Det er ikke lett å følge med på hvilke endringer som kommer. I alle fall ikke om du er alene om det. Vi har derfor laget en veileder om hvordan du som skoleeier kan organisere deg for å fange opp de endringene som kommer, og vite hva du skal gjøre med dem. 

I dette nyhetsbrevet skal vi gjennomgå de tingene vi mener du må vite om endringshåndtering. 

Gjør deg kjent med hvor du finner informasjon om nye endringer

Det første du må gjøre er å bli kjent med hvordan du fanger opp de endringene som oppstår i løsningen. Endringer kommer på løpende bånd, og det er viktig at du er klar over dem slik at du kan vurdere om de har konsekvenser som du må håndtere. 

I adminpanelet i løsningen vil nye endringer bli publisert. I tillegg til dette har Google en egen blogg med endringer og en kalender hvor kommende endringer blir publisert. 

Det er også mulig å opprette en konto med raskere utrulling av endringer, slik at du kan gjøre deg kjent med endringene før de rulles ut til alle brukerkontoene. I veilederen finner du utfyllende informasjon om hvordan du fanger opp endringer på en god måte. 

Få hjelp fra andre til å vurdere konsekvensene av endringen

Når du har fått oversikt over de endringene som har kommet, må du gjennomgå endringene og vurdere om det er behov for å gjøre tiltak. Vårt beste råd er å koble på andre ressurspersoner i kommunen dersom du er usikker på hva endringen innebærer. 

Gjelder endringen din utgave av Google Workspace for Education? Og er det kun modifikasjoner i brukergrensesnittet, eller kan endringen innebære at nye personopplysninger kan eller vil samles inn? 

Ofte kan det være vanskelig å vurdere dette alene, og vi anbefaler derfor tverrfaglig involvering i vurderingene. Kanskje har du en IT-rådgiver eller noen fra IT-avdelingen som kan bistå? Eller kan du involvere en juridisk rådgiver, personvernombudet eller kommuneadvokaten i avtalemessige endringer? 

Som det fremgår av veiledningen vår, anbefaler vi at du gjør disse tingene sammen med andre. Er du en liten skoleeier eller kommune, kan det være at du ikke har tilgang til de ressursene du faktisk trenger for å følge opp endringer i Google Workspace for Education. Da kan det være at du må samarbeide med andre skoleeiere om endringshåndtering. 

Håndter endringene på en systematisk måte

Etter at endringen er identifisert og vurdert, må du vurdere om det er behov for tiltak og hvordan du skal gjennomføre dem. Dersom det er mulig å skru av endringen kan dette også være aktuelt. 

Det viktigste er at du håndterer endringene på en systematisk måte hvor du faktisk tar stilling til de endringene kommer, om de medfører noe risiko, og hvordan du skal redusere den risikoen. Å følge en definert prosess gjør det også tydeligere hva som må gjøres og av hvem. I veilederen gir vi deg råd og anbefalinger om hvordan en slik prosess kan se ut.

Invitasjon til LinkedIn Live om endringshåndtering

Vi kommer til å presentere veiledningen vår til endringshåndtering i en LinkedIn Live. 

Når vi har jobbet med hvordan du som skoleeier skal håndtere endringer i Google Workspace for Education, har vi vært opptatt av å sette ord på forvaltningskostnaden ved å bruke denne typen løsning. 

Hvis du dukker opp live, kan du også stille oss spørsmål og vi vil svare etter beste evne. Eller du kan gi oss direkte tilbakemeldinger på hvordan du har løst dette med endringshåndtering i din kommune.    

Kom på LinkedIn-live mandag 06.11.2023 kl. 12.00 til 13.00!

Kan du ikke på dette tidspunktet? Det går fint! Du kan se opptaket i etterkant via linken ovenfor. 

Jeg ønsker deg en riktig god, personvernvennlig helg!

Vennlig hilsen 

Ida Thorsrud

prosjektleder nasjonal DPIA

Ps. Vi er nysgjerrig på hva DU synes om veilederen – hvordan er den å bruke? Er dette med endringshåndtering noe helt nytt for deg og din kommune? Eller tenker du at det rigget som foreslås er altfor enkelt i forhold til det du allerede har? Fortell meg hva du mener ved å svare på denne e-posten!

KS er kommunesektorens organisasjon og representerer alle
norske kommuner og fylkeskommuner.

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!

Newsletter: Progress on the National DPIA for Google Workspace for Education

How to Navigate the Ongoing Changes in Google Workspace for Education? We've Created a Guide!

Hi !

When you, as a municipality and controller invest in a solution like Google Workspace for Education, you're not buying something static. You're investing in a continuously evolving platform, with updates being rolled out regularly. Most of these updates are minor, often related to user interface tweaks.

However, some updates might have unforeseen implications. For instance, an update might inadvertently activate an additional service that you had previously decided against using. 

Occasionally, the changes might be so significant that they require extra attention. From time to time, there might for instance be updates to the data processing agreement or its appendices. 

Addressing these changes can be resource-intensive, both in terms of expertise and time. While major updates are typically announced well in advance, it's not enough to be aware of them; you need to actively assess and address them.

Simply identifying a change might not be enough; the change might requires follow-up actions on your part. Perhaps the system's Data Protection Impact Assessment (DPIA) needs an update? Other changes might mean you're now processing new personal data, prompting you to determine if you have a legal basis for doing so.

Keeping track of these changes isn't easy, especially if you're tackling it alone. That's why we've made a guide (in Norwegian) on how you as a municipallity and controller can stay up to date on the changes in Google Workspace for Education, and how to handle these changes.

In this newsletter, we'll walk you through the essentials of change management.

Stay informed on what changes are rolled out

Your first step is to familiarize yourself with how to detect updates in Google Workspace for Education. Changes are frequent, and it's crucial to be aware of them to assess any potential implications. 

The admin panel in Google Workspace for Education will announce new updates and give you an overview on what changes to expect. Additionally, Google has its own blog on these changes, and a calendar where upcoming changes are listed. 

You can also set up an account for faster rollout previews, allowing you to familiarize yourself with updates before they're released to all users. 

Our guide provides detailed information on effectively tracking these changes.

Seek assistance when you need to assessing the impacations of the changes

Once you're aware of the updates, you need to review them and determine if any actions are necessary. If you're unsure about the implications of a change, it's wise to consult other experts in your organization. 

Does the update apply to your version of Google Workspace for Education? Is it just a UI tweak, or could it mean new personal data is being collected? Evaluating these aspects can be challenging on your own, so we recommend interdisciplinary collaboration. Perhaps you have an IT consultant or legal advisor who can assist? 

As our guide suggests, it's beneficial to tackle these issues collaboratively. If you're a smaller municipality, you might need to collaborate with other municipalities on change management.

Systematically address the changes

After identifying and assessing a change, you must decide if actions are needed and how to implement them. 

If possible, you might choose to disable a particular update. The key is to handle changes systematically, actively addressing them, assessing any risks, and determining risk mitigation strategies. 

Our guide offers advice and recommendations on what this process might look like.

Invitation to LinkedIn Live on change management

We'll be introducing our change management guide in a LinkedIn Live session (in Norwegian). 

In our work on guiding municipalities through Google Workspace for Education updates, we've focused on articulating the administrative costs associated with using such a solution. 

Join us live to ask questions or share feedback on how you've managed changes in your municipality.

When and where? LinkedIn Live on Monday, 06.11.2023, from 12:00 to 13:00! 

Can't make it at that time? No worries! You can watch the recording later via the link above.

I wish you a wonderful, privacy-friendly week-end!

Best regards,

Ida Thorsrud

Project manager national DPIA

This newsletter was translated from Norwegian to English with assistance from ChatGPT by OpenAI. While it guided our translation, we made independent editorial choices. Any discrepancies result from this combined approach.

Ps. We are curious about what you think of the guide – how is it to use? Is change management something completely new for you and your municipality? Or do you think that the setup proposed is far too simple compared to what you already have? Tell me what you think by replying to this email!

KS is The Norwegian Assosiation of Local and Regional Authorities

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!