Nyhetsbrev om nasjonal DPIA for Google Workspace for Education

Vi justerer underveis og tar dine tilbakemeldinger til oss! 

Hei !

Vi har tidligere snakket om kommunikasjonsstrategien vår i det nasjonale DPIA-prosjektet. Kort fortalt kan den oppsummeres slik: «Ingen overraskelser!». 

Med dette mener vi at hvis du følger med på hva vi gjør, f.eks. gjennom dette nyhetsbrevet, LinkedIn Live-arrangementene våre eller det vi publiserer, skal du ikke bli overrasket over noen av konklusjonene våre eller den endelige DPIAen.

Dette oppnår vi gjennom å være åpne og å informere deg om ting vi bestemmer oss for fortløpende.   

Dette betyr også at vi publiserer ting vi blir ferdig med fortløpende. Og så handler dette nyhetsbrevet om at de tingene ikke egentlig er «ferdige», vi justerer dem på bakgrunn av dine tilbakemeldinger. 

Utfordringen med å lage noe som alle skal bruke når vi er skikkelig flinke fagpersoner 

Hovedmålet med den nasjonale DPIAen er at du som kommune og skoleeier skal kunne bruke det vi lager. Sagt på en annen måte, skal det vi lager i dette prosjektet gjøre jobben din med personvern og informasjonssikkerhet enklere. 

Du skal f.eks. kunne ta behandlingsprotokollen vår og bruke som utgangspunkt når du lager din egen behandlingsprotokoll for kjernetjenestene i Google Workspace for Education.

For å nå dette målet, må vi lage ting som faktisk treffer deg. Og selv om vi i prosjektet er skikkelig flinke fagfolk, klarer vi ikke tenke på alt. Og vi har til og med noen skylapper eller ting vi rett og sett ikke ser lenger, kanskje nettopp fordi vi har jobbet med personvern og informasjonssikkerhet så lenge. 

Dette er noe vi tror er en generell utfordring for fageksperter: det kan være vanskelig for oss å skjønne hva du som ikke tenker på personvern 24/7 egentlig lurer på. 

Og dette prøver vi å kontrollere for i prosjektet ved å publisere det vi ferdigstiller fortløpende slik at vi kan justere underveis. 

Vi publiserer ting som ikke er 100% ferdig fordi vi ønsker dine tilbakemeldinger 

Vi publiserer derfor ting som ikke er 100% ferdig. Eller sagt på en mer presis måte, vi publiserer ting som vi ønsker dine tilbakemeldinger på, og det gjør at det vi lager ikke er 100% ferdig. 

Til og med de spørsmålene du har til det vi har laget hjelper. For hvis du stiller det spørsmål, er det sannsynlig at andre også lurer på det samme. Det kan betyr at vi har vært uklare eller at det vi har laget ikke svarer til behovet, og da justerer vi! 

Vi ønsker også å understreke at ingen tilbakemeldinger er for små. Vi har hatt diskusjoner internt i prosjektet om hvordan vi best kan henvise til kilder – skal vi bruke fotnoter? Skal vi henvise til lovtekst? Hvor mange henvisninger går fra å være oppklarende til å være fremmedgjørende? Hvor mye av lovteksten skal vi forklare? 

Poenget: gi oss tilbakemeldinger!

Så dette er en oppfordring til deg som savner noe i det vi har laget: ta en titt og send en e-post til prosjektleder ved f.eks. å svare på dette nyhetsbrevet. 

Hva vi har publisert til nå

For å oppsummere hva vi har publisert til nå: 

🟢 Forslag til behandlingsprotokoll for kjernetjenestene i Google Workspace for Education  

🟢 Veiledning om hvordan du skal fange opp endringer i Google Workspace for Education (endringshåndtering) 

🟢 Forslag til begrunnelse for behandlingsgrunnlag i Google Workspace for Education 

Om du ikke har gjort det, ta en titt og fortell oss hvordan det er å bruke disse! 

Jeg ønsker deg en riktig god, personvernvennlig helg!

Vennlig hilsen 

Ida Thorsrud

prosjektleder nasjonal DPIA

Ps. Husk å komme på LinkedIn Live 28.11 kl. 12.00-13.00 hvor vi vil veilede deg på behandlingsgrunnlag! 

KS er kommunesektorens organisasjon og representerer alle
norske kommuner og fylkeskommuner.

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!

Newsletter: Progress on the National DPIA for Google Workspace for Education

We make adjustments along the way and welcome your feedback!

Hi !

We have previously discussed our communication strategy in the national DPIA (Data Protection Impact Assessment) project. In short, it can be summarized as: "No surprises!". 

This means that if you follow what we do, e.g., through this newsletter, our LinkedIn Live events, or what we publish, you should not be surprised by any of our conclusions or the final DPIA.

We achieve this by being open and keeping you informed about things we decide on an ongoing basis.

This also means that we publish things as we complete them. And so, this newsletter is about how these products are not final products ; we will continue to adjust them based on your feedback.

The challenge of creating something everyone can use when we are really highly professionals 
The main goal of the national DPIA is that you, as a municipality and school owner, can use what we create. Put another way, what we create in this project should make your job with privacy and information security easier.

For example, you should be able to take our record of processing and use it as a basis when you create your own record of processing for the core services in Google Workspace for Education.

To achieve this goal, we must create things that actually can use. And even though us making these things are highly skilled professionals, we can't think of everything. And we even have some blind spots or things we just don't see anymore, maybe precisely because we have worked with privacy and information security for such a long time. 

This is something we believe is a general challenge for experts: it can be difficult for us to understand what you, who don't think about privacy 24/7, think is challenging.

And this is something we try to control for in the project by publishing what we complete on an ongoing basis so that we can adjust along the way. 

We publish products that are not 100% in their final version because we want your feedback 
So, we publish things that are not 100% finished or in their final version. Or, put more precisely, we publish things that we want your feedback on, and that is the reason these products are not in their final version. 

Every questions you have about what we have made, is valuable feedback. This is because if you ask a question, it's likely that others are wondering the same thing. It may mean that we have been unclear or that what we have made does not meet you as the municipality’s need, and then we need to adjust! 

We also want to emphasize that no feedback is too small. We have had discussions internally about how we can best refer to sources - should we use footnotes? Should we refer to legal text? How many references is enough to be clarifying and how many is too many, so they become alienating? How much of the legal text should we explain?

What we have published in Norwegian so far

🟢 Proposal for a processing protocol for core services in Google Workspace for Education 

🟢 Guide on how to capture changes in Google Workspace for Education (change management) 

🟢 Proposal for the rationale for processing basis in Google Workspace for Education 

If you haven't done so, take a look and tell us what it's like to use these!

I wish you a wonderful, privacy-friendly week-end!

Best regards,

Ida Thorsrud

Project manager national DPIA

This newsletter was translated from Norwegian to English with assistance from ChatGPT by OpenAI. While it guided our translation, we made independent editorial choices. Any discrepancies result from this combined approach.

Ps. Remember to join us on LinkedIn Live on November 28th from 12:00 PM to 1:00 PM where we will guide you on the basis for processing! 

KS is The Norwegian Assosiation of Local and Regional Authorities

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!