Nyhetsbrev om nasjonal DPIA for Google Workspace for Education

Tips til forvaltning av Google Workspace for Education 

Hei !

For noen uker siden hadde vi et rådgivningswebinar med Kristiansand kommune om hvordan forvalte et system som Google Workspace for Education som endrer seg hele tiden. Dette handler både om hvordan lage et system for å kunne oppdage og vurdere endringer, men mer enn bare endringshåndtering, handler det om langsiktig forvaltning. 

Vi sier «rådgivning», men dette var mindre «rådgivning», og mer en «sofa-prat» mellom folk som allerede forvalter Google Workspace for Education, nemlig Kristiansand, Bergen og Stavanger kommune. 

Opptaket har vært publisert en stund, du finner det her! 

I dette nyhetsbrevet oppsummerer vi de tingene vi sitter igjen med fra samtalen.

Oppvekst og IT må samarbeide mer om forvaltning
Dette er en sannhet med mange modifikasjoner, men en del kommuner har opplevd at kommunens tradisjonelle IT-avdeling er frakoblet oppvekstløsninger som Google Workspace for Education. Man ser kanskje på denne typen systemer som et av veldig mange, som ikke trenger særlig forvaltning og påkobling fra IT. 

Hvis man ser på antall brukere i et system som Google Workspace for Education, og hvor mange av dem er mindreårige (og derfor skal nyte et spesielt personvern), blir det tydelig at skoleeier som behandlingsansvarlig må håndtere denne typen løsning profesjonelt. 

Det er kanskje rett og slett behov for en profesjonalisering av hvordan vi forvalter denne typen løsninger flere steder i kommune-Norge. 

Og da må IT eller en annen intern organisasjon med ansvar for systemforvaltning kobles (mer) på. 

Du som har fått i oppgave å forvalte Google Workspace for Education er sannsynligvis pedagog. Det er ikke tvil om at du har lært mye, og nå er skikkelig god også på den tekniske forvaltningen av løsningen. Faktisk kan du nok mer enn de fleste teknikerne på IT-avdelingen. 

Og likevel er det behov for å koble dem på i større grad. Det handler både om at du ikke skal sitte alene med dette, at dette er et system med veldig mange brukere (alle elever i kommunen for ikke å snakke om lærere og andre ansatte) og store deler av brukerne skal slutte å være brukere i løpet av ikke altfor mange år. 

Så til deg som føler deg truffet av dette, kan dette være spørsmål som vil kunne hjelpe deg: 

• Hva er det du trenger hjelp til?
• Hva skal til for at IT kan kobles mer på?
• Må noen ledere snakke sammen for at det skal skje?
• Må du invitere deg selv til noen?  

Det finnes ingen fasit. Tenk på hva DU trenger for å klare å forvalte Google Workspace for Education (eller tilsvarende løsning) 

Når du skal forvalte et system som Google Workspace for Education, så handler det om å sette ting i system slik at du klarer å oppdage når det kommer endringer og å vurdere om de endringene betyr at DU må gjøre noe (f.eks. oppdatere behandlingsprotokollen din eller andre etterlevelsesdokumenter). 

Men det betyr også at du må klare å ivareta de forutsigbare oppgavene som kommer med denne typen system, som å sørge for at alle nye elever får en brukerkontoer til skolestart, at kontoer som skal slettes, faktisk slettes, og at alle elever får lastet ned dokumentene sine fra systemet før de slutter på skolen.   

Det finnes ingen fasit på hvordan du skal jobbe for å klare dette. Du må rett og slett ta stilling til hva er det DU trenger for å løse disse oppgavene. Men vi kan si noen ting om hva som er lurt. 

Du må ha tilgang til kompetanse som du ikke har selv. Dette kan være teknisk, pedagogisk eller juridisk kompetanse. Vi har nevnt IT-avdelingen i kommunen som et eksempel på hvor du kan finne hjelp. Personvernombudet eller personvernrådgivere kan være andre eksempler. Kanskje du til og med har digitalpedagogiske rådgivere? 

Hvis du sitter veldig alene med forvaltningen av Google Workspace for Education i kommunen din, kan du finne kollegaer i andre kommuner som har samme oppgaver og som du liker å samarbeide med? Det vil gjøre jobben mindre ensom fordi du vil ha noen som kan fortelle deg at du ikke er fullstendig ute å kjøre. 
Poenget er: det er ingen fasit på hvordan, så ta utgangpunkt i hva DU trenger for å gjøre denne jobben. 

Det viktigste rådet vi kan gi? Bare start!

I webinaret snakket Bergen og Stavanger kommune om hvordan de har satt forvaltning i system. Nærmere bestemt, hvordan de jobber systematisk med å dokumentere alle endringer som kommer i Google Workspace for Education.

Dette er et system som Bergen og Stavanger kommune har jobbet med i årevis. For deg som ikke har jobbet med dette like lenge, må dette høres skikkelig overveldende ut. 

Vi er her for å fortelle deg at alle – også Bergen og Stavanger kommune – var nybegynner engang. De måtte starte et sted, og det må du også. 

Så bare start. Prøv deg frem. Og vit at alle justeringer du må gjøre underveis ikke betyr at det første du gjorde var feil. 

Det er lett å tenke det. Men det eneste det betyr er at du nå har lært mer eller at du gjennom denne prosessen har blitt mer moden, slik at du nå har andre behov. Og det er greit.

Jeg ønsker deg en riktig god, personvernvennlig helg!

Vennlig hilsen 

Ida Thorsrud

prosjektleder nasjonal DPIA

PS. I forbindelse med Google-DPIAen lagde vi en veileder om endringshåndtering. Dette er ingen fasit på hvordan du SKAL gjøre dette. Se på det som en veiledning hvor du tar med deg det som treffer, og skyver til side det som ikke passer. Ta en titt på veilederen her! 

KS er kommunesektorens organisasjon og representerer alle
norske kommuner og fylkeskommuner.

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!

Newsletter: Progress on the National DPIA for Google Workspace for Education

How to manage Google Workspace for Education

Hi !

A few weeks ago, we held an advisory webinar with Kristiansand Municipality on managing a constantly changing system like Google Workspace for Education. This involves creating a system to detect and assess changes, but it's about more than just change management—it's about long-term management.

We say "advice," but this was less "advice" and more of a "sofa chat" among those already managing Google Workspace for Education, namely Kristiansand, Bergen, and Stavanger municipalities.

The recording has been published for a while, you can find it here!

In this newsletter, we summarize the key takeaways from that conversation.

Education and IT Must Collaborate More on Management

This is a truth with many modifications, but some municipalities have experienced that the traditional IT department is disconnected from education solutions like Google Workspace for Education. These types of systems are often seen as just one of many that don't require much management or IT involvement.

Considering the number of users in a system like Google Workspace for Education, many of whom are minors (thus deserving special privacy protection), it becomes clear that the school owner, as the data controller, must handle this type of solution professionally.

There might just be a need for a professionalization of how we manage these types of solutions more broadly across municipal Norway.

And then IT or another internal organization responsible for system management needs to be more connected.

You who are tasked with managing Google Workspace for Education are probably an educator. There's no doubt that you've learned a lot and are now also really good at the technical management of the solution. In fact, you probably know more than most technicians in the IT department.

Yet, there's still a need to better connect them. It's about ensuring you're not handling this alone, considering this is a system with many users (all students in the municipality, not to mention teachers and other staff), and many users will stop being users within a few years.

So to you who feel targeted by this, here are some questions that might help you:

• What do you need help with?
• What would it take for IT to be more involved?
• Do some leaders need to talk for this to happen?
• Do you need to invite yourself somewhere? 

There's no one-size-fits-all answer. Think about what YOU need to be able to manage Google Workspace for Education (or a similar solution) effectively.

When managing a system like Google Workspace for Education, it's about setting things up systematically so you can detect when changes occur and assess whether those changes mean YOU need to do something (like update your record of processing activities or other compliance documents).

But it also means that you need to be able to handle the predictable tasks that come with this type of system, like ensuring all new students get user accounts at the start of school, that accounts that need to be deleted are actually deleted, and that all students download their documents from the system before they leave school.

There's no definitive guide on how to work to achieve this. You simply have to decide what YOU need to handle these tasks. But we can say a few things about what's smart.

You need access to expertise that you don't have yourself. This could be technical, educational, or legal expertise. We've mentioned the IT department in the municipality as one place where you can find help. Data protection officers or privacy advisors could be other examples. Maybe you even have digital educational advisors?

If you're very alone in managing Google Workspace for Education in your municipality, can you find colleagues in other municipalities who have the same tasks and whom you like to collaborate with? It will make the job less lonely because you will have someone to tell you that you're not completely off track.

The point is: there is no definitive guide on how to do it, so base your approach on what YOU need to do this job.

The most important advice we can give? Just start!

In the webinar, Bergen and Stavanger municipalities talked about how they have systematized management. Specifically, how they systematically document all changes that come in Google Workspace for Education.

This is a system that Bergen and Stavanger municipalities have been working with for years. For you who haven't been working with this as long, this might sound really overwhelming.

We're here to tell you that everyone—including Bergen and Stavanger municipalities—was a beginner once. They had to start somewhere, and so do you.

So just start. Try things out. And know that any adjustments you have to make along the way don't mean that what you did first was wrong.

It's easy to think that. But all it means is that you've now learned more or that you've become more mature through this process, so you now have different needs. And that's okay.

I wish you a wonderful, privacy-friendly week-end!

Best regards,

Ida Thorsrud

Project manager national DPIA

This newsletter was translated from Norwegian to English with assistance from ChatGPT by OpenAI. While it guided our translation, we made independent editorial choices. Any discrepancies result from this combined approach.

PS. As part of the Google DPIA, we created a guide on change management. This isn't a definitive guide on how you SHOULD do this. Look at it as guidance where you take what fits and set aside what doesn't. Check out the guide here! 

KS is The Norwegian Assosiation of Local and Regional Authorities

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!