Nyhetsbrev om nasjonal DPIA for Google Workspace for Education og Microsoft 365

Vi søker folk med teknisk kompetanse på M365

Hei !

Kort fortalt ser vi nå etter folk med teknisk kompetanse for å erstatte tre stykker som har trådt ut av M365-DPIA prosjektet. 

Du som har fulgt med på hva vi gjør i DPIA-prosjektet, vet at vi har en bottom-up tilnærming til å lage disse nasjonale DPIAene (Google Workspace for Education og Microsoft 365). Det betyr at vi frikjøper folk som jobber hos skoleeiere (det vil si fylkeskommuner, kommuner eller privatskoler) og IKT-samarbeid for å jobbe med å lage selve DPIAen. 

Dette gjør vi fordi vi tror at kvaliteten på disse nasjonale DPIAene vil bli best når de som vet hvor skoen trykker er med på å lage dem. 

Som sagt har vi tre personer som har trådt ut av prosjektet, og vi leter nå etter nye prosjektmedarbeider som kan være med i arbeidet med DPIAen av M365. 

Helt konkret ser vi etter personer som har teknisk kompetanse, det vil si fagpersoner med erfaring innen konfigurering, sikkerhet og administrasjon i M365 for bruk i skolen, samt integrasjoner med andre systemer. Du trenger ikke masse formell kompetanse, men vi ønsker deg med praktisk erfaring fra å sette opp, drifte og forvalte M365. 

Det du får igjen er nettverk, kunnskap, kompetanse og ferdigheter i tillegg til å være med på å gjøre en jobb du likevel må gjøre på en banebrytende måte.

Er du den personen? Eller vet du om noen som passer? Ta kontakt med oss ved å svare på denne e-posten! 

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg delta mer enn 20%? 
Ja, hvis du kan fristilles av arbeidsgiveren din i mer enn 20% sier vi ja, takk! 

Kan jeg delta mindre enn 20%? 
Nei, vi har sagt 20% som et minimum. Dette fordi du som prosjektmedarbeider trenger å sette av en dag i uka for å kunne delta i prosjektet på en meningsfull måte. Men her er det fleksibilitet. Det er ikke slik at vi krever at du MÅ jobbe med prosjektet en bestemt dag i uka. 

Den enkelt prosjektmedarbeider vil bli en del av en arbeidsgruppe som får ansvar for en eller flere leveranser. Dere organiserer dere selvstendig i arbeidsgruppa etter hvordan det er mest hensiktsmessig for å løse oppgavene. 

20% er heller ikke en streng grense som vi følger opp. Vi er klar over at noen ganger vil ting skje, og folk vil måtte prioritere ting på jobben som gjør at du jobber mindre enn 20% på prosjektet i en periode. Dette er det som sagt fleksibilitet til. 

Men 20% er som nevnt utgangspunktet for at den enkelt skal få tid til å delta på en meningsfull måte.
Dette handler også om at flere av de som har trådt ut av prosjektet har gjort dette fordi det viste seg at de likevel ikke hadde tid. Og det vil vi helst unngå. Derfor ønsker vi å være tydelige fra dag 1: du må ha tid til å avsette 20% av din arbeidstid. Det er en dag i uka.  

Hvor lenge vil prosjektet vare? 
Varighet på prosjektet vil nok bli på minimum 1 år, og det er realistisk at det vil vare i 1,5-2 år. Dette i likhet med Google-DPIAen. 

De fleste av prosjektmedarbeiderne i Google-prosjektet var med i 1 år, mens noen har vært med hele veien, men i lavere enn 20% i den siste perioden av prosjektet (6-12 måneder). Her er det fleksibilitet ut ifra hva arbeidsgiver kan avse og hva arbeidsgiver trenger av forutberegnelighet.

Hvor mange møter blir det? 
Vi har fast fellesmøte hver onsdag kl. 11.05, og et ukentlig møte med den arbeidsgruppa som du er en del av og prosjektleder. Formålet med disse møtene er 1) informasjon, 2) å bygge prosjektkultur, og 3) organisering for å få arbeidet gjort, dette inkluderer møtepunkter for å få nødvendige avklaringer fra prosjektleder. Møtekulturen vår er imidlertid ganske effektiv, og hvis vi ikke har ting å ta opp, avslutter vi før. Og det gjør vi ofte.  

Den enkelt prosjektmedarbeider vil også bli en del av en arbeidsgruppe som får ansvar for en eller flere leveranser. Som nevnt organiserer bestemmer deltakerne i arbeidsgruppa hvordan dere skal arbeide for å løse oppgavene, og noe møtevirksomhet må påregnes her. 

Som prosjektdeltaker, må jeg være med på alle møtene? 
Det korte svaret er nei. Du bestemmer selv egen deltagelse ut ifra ditt informasjonsbehov, din arbeidsmengde og arbeidskapasitet den aktuelle uka eller andre preferanser.

Som prosjektleder stoler jeg på at du som prosjektmedarbeider deltar på det som du trenger for å løse oppgavene dine i prosjektet. Det betyr frihet til å ikke være med på statusmøter med hele gruppa hvis du ikke har behov for dette. Her er folk rett og slett forskjellige. Noen synes at det å bli informert er nyttig, mens for andre blir det et stressmoment.

Er dette et digitalt prosjekt? 
Ja, dette er i utgangspunktet et heldigitalt prosjekt med kun digitale møter. Dette fordi prosjektgruppa vil bestå av folk fra fylkeskommuner, kommuner, IKT-samarbeid og andre skoleeiere i hele landet. 

Dette betyr at du som skal delta i prosjektet må være komfortabel med å arbeide heldigitalt. 
Vi legger oss ikke borti fra hvor du velger å jobbe – om det er hjemmekontor eller på kontoret hos arbeidsgiveren din.

Jeg har generell kompetanse, men ikke spesialkompetanser på M365 – kan jeg likevel delta? 
Nei, akkurat nå ser vi etter folk som kan M365.   

Jeg ønsker deg en riktig god, personvernvennlig helg!

Vennlig hilsen 

Ida Thorsrud

prosjektleder nasjonal DPIA

KS er kommunesektorens organisasjon og representerer alle
norske kommuner og fylkeskommuner.

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!

Newsletter: Progress on the National DPIA for Google Workspace for Education and Microsoft 365

We’re looking for people with technical expertise in M365

Hi !

In short, we’re now looking for people with technical expertise to replace three individuals who have stepped out of the M365 DPIA project.

Those of you who have followed our DPIA work know that we take a bottom-up approach to producing the national DPIAs (Google Workspace for Education and Microsoft 365). This means we “buy out” time from people who work for school owners (county authorities, municipalities, or private schools) and ICT cooperatives to help write the DPIA itself.

We do this because we believe the quality of these national DPIAs is highest when the people who know where the shoe pinches are the ones helping to create them.

As mentioned, three people have left the project, and we’re now looking for new project team members to join the DPIA work for M365.

Specifically, we’re seeking people with technical expertise—professionals with experience in configuration, security, and administration of M365 for use in schools, as well as integrations with other systems. You don’t need lots of formal certifications, but we want hands-on experience setting up, operating, and managing M365.

Are you that person? Or do you know someone who might be? Get in touch by replying to this email!

Frequently Asked Questions

Can I participate more than 20%?
Yes. If your employer can release you for more than 20%, we’ll gladly say “yes, please!”

Can I participate less than 20%?

No. We’ve set 20% as a minimum. As a project team member you need to set aside one day a week to participate meaningfully. There’s flexibility here: we don’t require that you work on the project on a specific day each week.

Each project member will be part of a working group responsible for one or more deliverables. You’ll organize yourselves within the group in whatever way is most effective to get the work done.
20% is not a hard limit that we police. We understand things happen, and sometimes you’ll need to prioritize other tasks at work, meaning you might dip below 20% for a period. There’s flexibility for that.

But 20% is the baseline to ensure each person has time to participate meaningfully. Some of those who left the project did so because they ultimately didn’t have the time—and we’d like to avoid that. So we want to be clear from day one: you must be able to allocate 20% of your working time. That’s one day per week.

How long will the project last?
The project will last at least 1 year, and 1.5–2 years is realistic—similar to the Google DPIA. Most project members in the Google project participated for about a year; some stayed the whole way, but at less than 20% during the last 6–12 months. There’s flexibility depending on what your employer can spare and what predictability they need.

How many meetings will there be?
We have a standing all-hands every Wednesday at 11:05, plus a weekly meeting with your working group and the project manager. The purpose of these meetings is (1) information, (2) building project culture, and (3) organizing to get the work done—including checkpoints to get necessary clarifications from the project manager. Our meeting culture is quite efficient: if there’s nothing to discuss, we finish early—and that happens often.

Each project member will also be part of a working group responsible for one or more deliverables. As noted, the group decides how to work to solve the tasks, and you should expect some additional meetings there.

As a project participant, do I have to attend all meetings?
Short answer: no. You decide your own attendance based on your information needs, workload, capacity that week, and other preferences.

As project manager, I trust you to attend what you need in order to deliver on your tasks. That means you’re free to skip full-group status meetings if you don’t need them. People are simply different—some find more frequent updates useful; for others it’s a source of stress.

Is this a digital project?

Yes. This is primarily a fully digital project with online meetings only, because the team will include people from county authorities, municipalities, ICT cooperatives, and other school owners across the country.
This means you need to be comfortable working fully digitally.

We don’t dictate where you work—home office or at your employer’s office is up to you.

I have general competence but not specialized expertise in M365—can I still participate?
No. Right now we’re looking for people who specifically know M365.

I wish you a wonderful, privacy-friendly week-end!

Best regards,

Ida Thorsrud

Project manager national DPIA

This newsletter was translated from Norwegian to English with assistance from ChatGPT by OpenAI. While it guided our translation, we made independent editorial choices. Any discrepancies result from this combined approach.

KS is The Norwegian Assosiation of Local and Regional Authorities

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Have you missed any newsletter? You can read them here!