Nyhetsbrev om nasjonal DPIA for Google Workspace for Education

Hvordan vi har endret måten å jobbe på nå i prosjektinnspurten 

Hei !

Det fine med å jobbe i et prosjekt hvor ingen andre har gjort det samme som oss før, er at vi kan tillate oss å prøve ut ting og være fleksible. Frem mot publisering av denne DPIAen, har vi derfor tatt noen grep for å gi oss selv bedre arbeidsvilkår for å bli ferdige innen tiden. 

Vi regner fortsatt med at publisering blir i slutten av mars.

Det betyr at tiden frem mot publisering er hektisk. Så la oss fortelle litt om de tingene som vi har gjort for å gi oss selv mer tid og organisere arbeidet vårt på en måte som tjener oss bedre.

Statusmøter blir kortere «pit-stops»
I prosjektet har vi hatt arbeidsmøter mellom prosjektleder og de forskjellige arbeidsgruppene en gang i uka på rundt 50 minutter. Det har vært nødvendig og hensiktsmessig i starten av prosjektet. 

Men arbeidsgruppene er nå så selvstendige at de ikke trenger så mange jevnlige møter med prosjektleder. Derfor blir det jevnlige innsjekker i form av pit stops på rundt 20 minutter per uke, hvor vi fortsatt kan gjøre avklaringer. 

Fellesmøtet blir en e-post
Vi har hatt et fellesmøte en gang i uka, også på rundt 50 minutter. Og fordi vi har brukt så mye tid på å bygge kultur, tillit og fordi vi har jobbet så mye sammen, holder det med en e-post som oppdaterer prosjektmedarbeiderne om fremgang. 

Vi gir alle muligheten til å jobbe mer, såfremt det er ok for arbeidsgiver
Måten vi har organisert dette prosjektet på, er at KS har frikjøpt medarbeidere fra kommuner som bruker Google Workspace for Education. De aller fleste er frikjøpt i en prosent opp til 20%, men nå som vi er i innspurt, har vi åpnet for at alle kan jobbe mer. Såfremt det er ok for den enkelte kommunen som arbeidsgiver. 

Med andre ord er vi i innspurt. Det betyr også at oppdateringene i disse nyhetsbrevene nok vil bli litt kortere enn du er vant med. Men vi kommer til å holde deg oppdatert underveis. 

Jeg ønsker deg en riktig god, personvernvennlig helg!

Vennlig hilsen 

Ida Thorsrud

prosjektleder nasjonal DPIA

Ps. I neste uke skal vi ha en LinkedIn live om hvordan lykkes med personvern i en liten kommune. Kom på live torsdag 07.03 kl. 12-13 eller se det i opptak 😊 

KS er kommunesektorens organisasjon og representerer alle
norske kommuner og fylkeskommuner.

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!

Newsletter: Progress on the National DPIA for Google Workspace for Education

[Emnetittel]

Hi !

The great thing about working on a project where no one else has done the same thing before us is that we can afford to try things out and be flexible. Leading up to the publication of this DPIA, we have therefore taken some measures to give ourselves better working conditions to finish on time.

We still expect the publication to be at the end of March.

This means that the time leading up to publication is busy. So let us tell you a bit about the things we have done to give ourselves more time and organize our work in a way that serves us better.

Status meetings become shorter "pit stops"

In the project, we have had weekly working meetings between the project manager and the various workgroups for about 50 minutes. It has been necessary and appropriate at the start of the project.

But now the workgroups are so autonomous that they do not need as many regular meetings with the project manager. Therefore, regular check-ins will be in the form of pit stops of about 20 minutes per week, where we can still make clarifications.

The joint meeting becomes an email
We have had a joint meeting once a week, also for about 50 minutes. And because we have spent so much time building culture, trust, and because we have worked so much together, an email updating the project staff on progress suffices.

We give everyone the opportunity to work more, as long as it is okay for the employer
The way we have organized this project is that KS has released employees from municipalities using Google Workspace for Education. Most are released to a percentage of up to 20%, but now as we are in the final sprint, we have allowed everyone to work more. As long as it is okay for the individual municipality as an employer.

In other words, we are in the final sprint. This also means that the updates in these newsletters may be a bit shorter than you are used to. But we will keep you updated along the way.

I wish you a wonderful, privacy-friendly week-end!

Best regards,

Ida Thorsrud

Project manager national DPIA

This newsletter was translated from Norwegian to English with assistance from ChatGPT by OpenAI. While it guided our translation, we made independent editorial choices. Any discrepancies result from this combined approach.

Ps. Next week we will have a LinkedIn live on how to succeed with data protection in a small municipality. Join the live on Thursday, 07.03 from 12-13 or watch it in the recording 😊 

KS is The Norwegian Assosiation of Local and Regional Authorities

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!