Nyhetsbrev om nasjonal DPIA for Google Workspace for Education

Personverntips til deg som er en liten kommune

Hei !

Denne uka hadde vi en LinkedIn Live om hvordan lykkes med personvern i en liten kommune (du kan se opptaket her). I dette nyhetsbrevet har vi skrevet en oppsummering fra den samtalen – de tingene vi vil at du skal sitte igjen med. 

Men først en liten introduksjon!

Det har nærmest blitt en vedtatt sannhet at mindre kommuner er dårligere enn større på personvern. Det har de siste årene i tillegg vært en enorm vekst i bruk av digitale ressurser i skolen. 

Dette spesielt etter fagreformen og ikke minst etter pandemien, hvor alle lærere og elever – flere steder over natta 12. mars 2020 – måtte bli digitale og samhandle på digitale plattformer.

For å møte behovene både i fagreformen og under pandemien, har man de siste årene tatt i bruk digitale verktøy i langt større grad enn tidligere i den norske skolen. Og det er ikke alltid skoleeier har de nødvendige vurderingene på personvern og informasjonssikkerhet, før man tok dem i bruk. 

En stor vekst i porteføljen din for digitale læremidler, manglende risikovurderinger og kanskje også en manglende struktur for å forvalte de digitale ressursene, gjør at skoleeiere har et etterslep, kanskje særlig på personvern. Og det etterslepet kan være overveldende, og vanskelig å ta tak i, spesielt hvis du er en liten kommune. 

I dette nyhetsbrevet vil du finne hvor du kan starte, og hvilke fordeler du faktisk har som en mindre kommune når du jobber med personvern. 

Du må starte et sted for å få kontroll – lag en plan 
Når du er en kommune og en skoleeier, har du mest sannsynlig et etterslep på de digitale læremidlene som kommunen bruker. Det vil si at kommunen bruker læremidler som du ikke har oversikt over. 

Hvis du ikke har gjort noe på personvern og informasjonssikkerhet på en stund, er det her du starter. Og formålet er å få oversikt, slik at du kan ta stilling om du trenger alle læremidlene skolene faktisk bruker.

Når du er en liten kommune, er volumet av digitale læremidler nok noe mindre enn for større kommuner. Og det betyr at det er noe enklere for deg å få oversikt. Så hvordan starter du? 

Se på hvilke integrasjoner dere har med Feide. Dette vil gi dere en pekepinn over de læremidlene som dere bruker. Men det vil ikke gi deg den fullstendige oversikten. Du må kartlegge alle LMS, alle digitale læremidler, læringsressurser og verktøy. Her må du sjekke rundt internt. 

Og så må du også snakke med folk. Ta kontakt med skolene i kommunen din, og spørs om den lista stemmer med det som de bruker.  

Tør å delegere til dedikerte lærere på skolene dine 
I samtalen på LinkedIn Live, fortalte Viggo om hvordan Narvik kommune har organisert arbeidet med internkontroll. Narvik har etablert det de kaller digitalpedagoger, dette er lærere på de forskjellige skolene som ha fått i oppgave å være en type førstelinje for digitalisering, informasjonssikkerhet og personvern. 

Når noen ønsker å bruke digitale læremidler på skolen, er det digitalpedagogens ansvar å ta stilling til behovet, og ta de innledende personvernvurderingene. 

Digitalpedagogene er lærere ved skolen og kollegaer til de som ber om nye læremidler. Når en kollega, noen du kjenner, forteller deg at før du kan ta i bruk denne flotte, nye digitale løsningen, må du gjøre noen vurderinger, er det en beskjed som lander. 

Og når du gir folk myndighet, delegerer en oppgave til dem, gir dem myndighet og ansvar til å løse en oppgave, gir du dem eierskap til personvern. Du har gitt dem tillit, ansvar, kunnskap og makt til å være en førstelinje. 

Og selv om det er jobb å lære opp andre mennesker i å hjelpe deg, har du gitt dem eierskap til en oppgave på en måte som faktisk vil hjelpe deg å få jobben din gjort.  

Samarbeid, samarbeid, samarbeid
Når du jobber med personvern og informasjonssikkerhet i en liten kommune, er du mest sannsynlig den personen som kan aller mest om fagfeltet ditt i hele virksomheten. Du er ganske alene. Og da trenger du å finne fagfellene dine andre steder. 

Du må finne steder og folk som du kan lære av. Og det betyr at du må samarbeide med andre. Selv om det å finne tid til å delta i Digi-nettverk, ta kontakt med fagpersoner i nabokommunen, være med på medlemsmøter i Foreningen for personvernombud eller i arrangementer i regi av KS eller Kins, er vanskelig, er det noe du bør prioritere. 

Rett og slett fordi du vil få mye igjen av nettverk på sikt. 

Jeg ønsker deg en riktig god, personvernvennlig helg!

Vennlig hilsen 

Ida Thorsrud

prosjektleder nasjonal DPIA

Ps. Neste uke skal hele prosjektet på studietur til Nederland. Nederlandske myndigheter har jobbet med personvern og informasjonssikkerhet og forhandlinger opp mot store tech-leverandører som Google over flere år. Vi har masse å lære av dem, og det er et av formålene med denne turen!  

KS er kommunesektorens organisasjon og representerer alle
norske kommuner og fylkeskommuner.

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!

Newsletter: Progress on the National DPIA for Google Workspace for Education

Privacy hacks for smaller municipalities 

Hi !

This week, we had a LinkedIn Live session on how to succeed with privacy in a small municipality. In this newsletter, we have written a summary of that conversation – the key points we want you to take away.

But first, a brief introduction!

It has almost become an accepted truth that smaller municipalities are worse than larger ones at handling privacy. In recent years, there has also been a tremendous growth in the use of digital resources in schools.

This was particularly evident after the educational reform and, most notably, after the pandemic, when all teachers and students – in many places overnight on March 12, 2020 – had to switch to digital and interact on digital platforms.

To meet the needs of both the educational reform and the pandemic, digital tools have been adopted to a much greater extent than before in Norwegian schools in recent years. And it's not always that the school owner has made the necessary assessments on privacy and information security before they were adopted.

A significant increase in your portfolio of digital learning materials, lack of risk assessments, and perhaps also a lack of structure to manage the digital resources, mean that school owners are lagging behind, perhaps especially in terms of privacy. And this backlog can be overwhelming and difficult to tackle, especially if you are a small municipality.

In this newsletter, you will find where to start and what advantages you actually have as a smaller municipality when working with privacy.

You have to start somewhere – make a plan
When you are a municipality and a school owner, you most likely have a backlog regarding the digital learning materials that the municipality uses. This means that the municipality uses learning materials that you do not have an overview of.

If you haven't done anything about privacy and information security for a while, this is where you start. And the purpose is to get an overview, so you can decide if you need all the learning materials the schools are actually using.

When you are a small municipality, the volume of digital learning materials is probably somewhat smaller than for larger municipalities. And that means it's somewhat easier for you to get an overview. So how do you start?

Look at the integrations you have with Feide. This will give you an indication of the learning materials you are using. But it will not give you the complete overview. You need to map all LMS, all digital learning materials, learning resources, and tools. Here, you need to check internally.

And then you also need to talk to people. Contact the schools in your municipality, and ask if the list matches what they are using.

Dare to delegate to dedicated teachers at your schools
In the conversation on LinkedIn Live, Viggo talked about how Narvik municipality has organized the work with internal control. Narvik has established what they call digital educators, these are teachers at the different schools who have been tasked with being a type of first line for digitalization, information security, and privacy.

When someone wants to use digital learning materials at school, it is the digital educator's responsibility to assess the need and make the initial privacy assessments.

Digital educators are teachers at the school and colleagues to those who request new learning materials. When a colleague, someone you know, tells you that before you can use this great new digital solution, you need to make some assessments, it is a message that resonates.

And when you give people authority, delegate a task to them, give them authority and responsibility to solve a task, you give them ownership of privacy. You have given them trust, responsibility, knowledge, and power to be a frontline.

And although it is work to train other people to help you, you have given them ownership of a task in a way that will actually help you get your job done.

Collaboration, collaboration, collaboration
When you work with privacy and information security in a small municipality, you are most likely the person who knows the most about your field in the entire organization. You are quite alone. And then you need to find your peers elsewhere.

You need to find places and people from whom you can learn. And that means you need to collaborate with others. Even though finding time to participate in Digi-networks, contacting professionals in neighboring municipalities, attending member meetings in the Association for Data Protection Officers, or events organized by KS or Kins is difficult, it is something you should prioritize.

Simply because you will benefit a lot from networking in the long run.

I wish you a wonderful, privacy-friendly week-end!

Best regards,

Ida Thorsrud

Project manager national DPIA

This newsletter was translated from Norwegian to English with assistance from ChatGPT by OpenAI. While it guided our translation, we made independent editorial choices. Any discrepancies result from this combined approach.

Ps. Next week, the whole project is going on a study trip to the Netherlands. Dutch authorities have been working on privacy and information security and negotiations with major tech suppliers like Google for several years. We have a lot to learn from them, and that is one of the purposes of this trip!

KS is The Norwegian Assosiation of Local and Regional Authorities

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!