Nyhetsbrev om nasjonal DPIA for Google Workspace for Education og Microsoft 365

Planene for de nasjonale DPIAene i 2026 

Hei !

Siste uka i januar ser det ut som vi som driver med personvern ikke akkurat får det roligere i 2026. For oss i SkoleSec og de nasjonale DPIA-prosjektene, har vi flere ting som vi skal levere på i år. 

Så la oss bruke dette nyhetsbrevet for å snakke litt om planene våre. 

For å oppsummere, de to nasjonale DPIA-prosjektene som vi holder på med er den for bruk av Microsoft 365 i skolen, og en oppdatering av DPIAen av Google Workspace for Education.

Oppdatering av DPIA for Google Workspace for Education pga generativ KI
Vi publiserte den første versjonen av denne DPIAen i desember 2024. Du kan lese den her:

https://www.ks.no/fagomrader/digitalisering/skolesec/nasjonal-dpia-for-google/ny-nasjonal-personvernkonsekvensvurdering-for-bruk-av-google-workspace-for-education-i-skolen/   

Siden dette arbeidet ble gjort, har det skjedd flere store endringer i Google Workspace for Education. Den største? Generativ KI er nå en del av kjernetjenestene. 

Hva skal gjøres? 

• Vi skal oppdatere behandlingsprotokollen for Google Workspace for Education
• Vi skal oppdatere vurderingene av personvernkonsekvenser (risikoscenarioer)
• Vi skal oppdatere beskrivelsene av de tjenestene som vi vurderer og ta stilling til om innføringen av tjenester med generativ KI endrer ansvarsforholdene mellom skoleeiere og Google. Det vil si om dette betyr at Google er behandlingsansvarlig for MER enn det som var tilfelle før.

Dette arbeidet er vi allerede godt i gang med, og vi jobber annerledes enn det vi gjorde med DPIAen forrige gang. Fordi dette er en oppdatering, er det vi i SkoleSec som har ansvaret for selve skrivejobben. 

Og så møtes vi en gang i uka sammen med ansatte fra flere skoleeiere som bruker Google Workspace for Education for å diskutere.  

Dette tror vi er den mest effektive måten å jobbe med denne oppdateringen på. Målet vårt er at vi skal kunne publisere så raskt som mulig. 

Når blir det? Ila 2026, men som prosjektleder har jeg en ambisjon om å bli ferdig lenge før det. Følg meg her på nyhetsbrevet, for det er her vi kommer til å annonsere det først.

DPIA av bruken av Microsoft 365 i skolen 
Arbeidet med DPIA av Microsoft 365 fortsetter nå i 2026. Planen er et hele DPIAen skal være ferdig og kunne publiseres i desember 2026, eller første halvår 2027. 

Og etter det? Vi har også embisjon om å ta for oss Apple sine produkter i norsk skole.

Et av prinsippene vi jobber etter er at vi skal publisere ting vi blir ferdig med så raskt som mulig. 
Dette av flere grunner, blant annet fordi vi ønsker å teste ut konklusjonene og anbefalingene våre underveis. For hvis vi lager noe som virkelig ikke er nyttig for skoleeiere, ønsker vi at du gir beskjed om det slik at vi kan lage noe som har mer verdi. 

En annen grunn er at vi vet at mange skoleeiere har tatt et aktivt valg om å utsette sine DPIAer til vi er ferdig med denne. Når vi blir ferdig med en bit, kan du som er i den situasjonen starte arbeidet du har utsatt. 

Det jeg prøver å si er at du kan belage deg på å se flere publiseringer fra oss i 2026 enn det vi fikk til i 2025! 
Glede deg! Vi gleder oss veldig! 

Jeg ønsker deg en riktig god, personvernvennlig helg!

Vennlig hilsen 

Ida Thorsrud

prosjektleder nasjonal DPIA

Ps. Vi ser fortsatt etter test-lesere. Har DU lyst til å kritisere (kremt* “komme-med-konstruktive-tilbakemeldinger” på) en tekst vi skriver før vi publiserer den? Meld deg som test-leser ved å svare på denne e-posten!  

KS er kommunesektorens organisasjon og representerer alle
norske kommuner og fylkeskommuner.

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!

Newsletter: Progress on the National DPIA for Google Workspace for Education and Microsoft 365

The plans for the national DPIAs in 2026

Hi !

Being the last week in January, it looks like those of us working with privacy won’t exactly be getting a quieter 2026. For us in SkoleSec and the national DPIA projects, there are several things we need to deliver this year.

So let’s use this newsletter to talk a bit about our plans.

To summarise, the two national DPIA projects we are working on are: one on the use of Microsoft 365 in schools, and an update of the DPIA of Google Workspace for Education.

Updating the DPIA for Google Workspace for Education due to generative AI

We published the first version of this DPIA in December 2024. You can read it here:
https://www.ks.no/fagomrader/digitalisering/skolesec/nasjonal-dpia-for-google/ny-nasjonal-personvernkonsekvensvurdering-for-bruk-av-google-workspace-for-education-i-skolen/

Since that work was completed, several major changes have taken place in Google Workspace for Education. The biggest one? Generative AI is now part of the core services.

What needs to be done?

• We will update the processing record for Google Workspace for Education.
• We will update the privacy impact assessments (risk scenarios).
• We will update the descriptions of the services we assess and determine whether the introduction of services with generative AI changes the division of responsibilities between school owners and Google. That is, whether this means Google is the controller for MORE than was previously the case.

We are already well underway with this work, and we are working differently than we did last time. Since this is an update, we in SkoleSec are responsible for the actual writing.

We also meet once a week together with staff from several school owners who use Google Workspace for Education to discuss.

We believe this is the most effective way to work on this update. Our goal is to be able to publish as quickly as possible.

When will it be published? Sometime in 2026, but as the project lead, I have an ambition to finish well before that. Follow me here in the newsletter, because this is where we will announce it first.

DPIA of the use of Microsoft 365 in schools

Work on the DPIA of Microsoft 365 will continue through 2026. The plan is for the entire DPIA to be completed and ready for publication in December 2026, or in the first half of 2027.

And after that? We also have an ambition to look at Apple’s products in Norwegian schools.

One of the principles we work by is that we publish things as soon as we finish them.

There are several reasons for this, including that we want to test our conclusions and recommendations along the way. Because if we produce something that isn’t actually useful for school owners, we want you to tell us so we can create something that has more value.

Another reason is that we know many school owners have made an active choice to postpone their DPIAs until we are finished with this one. When we complete a piece, those of you in that situation can start the work you’ve been putting off.

What I’m trying to say is: you can expect to see more publications from us in 2026 than we managed in 2025!

Get excited! We’re really excited too!

I wish you a wonderful, privacy-friendly week-end!

Best regards,

Ida Thorsrud

Project manager national DPIA

This newsletter was translated from Norwegian to English with assistance from ChatGPT by OpenAI. While it guided our translation, we made independent editorial choices. Any discrepancies result from this combined approach.

Ps. We are still looking for test readers. Would YOU like to critique (ahem* “provide constructive feedback on”) a text we write before we publish it? Sign up as a test reader by replying to this email!

KS is The Norwegian Assosiation of Local and Regional Authorities

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Have you missed any newsletter? You can read them here!