Nyhetsbrev om nasjonal DPIA for Google Workspace for Education

Året går mot slutten – dette har DPIA-prosjektet lært meg som prosjektleder 

Hei !

I dette nyhetsbrevet skal jeg skrive til deg fra første person entall. Som regel når jeg skriver til deg, skriver jeg på vegne av hele prosjektet. Og da har kommunikasjonsavdelingen i KS fortalt meg at jeg bør skrive «vi» og ikke «jeg», men i dag bryter jeg med det. 

For det går mot slutten av året, og jeg vil bruke anledningen til å dele hva jeg har lært dette året som prosjektleder for DPIA-prosjektet.

De aller fleste av disse lærdommene er ting jeg egentlig vet, men som jeg må lære på nytt og på nytt. Gjerne i litt forskjellige former. Den lærdommen er jeg skikkelig takknemlig for, og jeg har lyst til å dele den med deg i dette nyhetsbrevet.  

Åpenhet er utelukkende positivt – og gjenta mye mer enn du er komfortabel med

Da dette prosjektet startet, visste vi at veldig mange kom til å være nysgjerrige på konklusjonene våre. Og derfor bestemte vi oss for veldig raskt at kommunikasjonsstrategien vår skulle være: «ingen overraskelser». 

Og det betydde at vi skulle kommunisere i nyhetsbrev, i mange andre kanaler, og at vi skulle publisere ting vi var ferdig med underveis. Og helst skulle vi publisere bittelitt før vi var komfortable med det. 

Dette gjorde vi både fordi vi ønsket at ingenting skulle komme som en overraskelse, og fordi vi ønsker tilbakemeldinger på det vi gjør, slik at vi kan justere underveis. 

Det å være så åpne er skummelt fordi det åpner oss for kritikk, noe som aldri er gøy. Men erfaringen er at det har vært overraskende lite kritikk, og at de tilbakemeldingene vi har fått virkelig har gjort vurderingene våre bedre. 

En annen ting jeg har fått øve meg på i dette prosjektet, er å informere og gjenta. Jeg har en tendens til å ikke ville kaste bort andres tid. Det gjør at jeg prøver å ha korte møter, og jeg prøver å ikke gjenta ting jeg allerede har sagt. 

Men dette prosjektet har vist meg at jeg kan nesten ikke gjenta nok. Og det handler aller mest at det er ved gjentagelse at folk lærer. Dette er igjen en lærdom jeg føler at jeg egentlig vet, men som jeg har måttet lære på nytt.  

Det er min oppgave som prosjektleder å feire og minne folk på det vi faktisk har oppnådd
Jeg er en flink fagperson, og jeg jobber med flinke fagpersoner. Og når du er en flink fagperson, er det vanskelig for deg å skjønne at noe er bra nok, og å ta en pause for å feire det du har oppnådd. 

Det er rett og slett ikke refleksen din. Når du har oppnådd noe, haster du videre til den neste tingen du skal gjøre. 

Da må jeg som prosjektleder stoppe opp og feire det som er gjort. Ta tid til å trekke det frem, rose og feire det vi faktisk har oppnådd. 

Ting tar mye lenger tid enn det du tror, og du kan bruke tid til å la ting modnes
Dette er en ting jeg egentlig vet. Ting tar tid. Og jeg er skikkelig tidsoptimist. Det er det flere grunner til. Som en perfeksjonist «in recovery», har jeg en tendens til å tenke at «ting burde være ferdig» lenge før de egentlig er modne. 

Og her ligger den største lærdommen min fra dette prosjektet: ikke bare tar ting lengre tid enn det jeg tror, men tiden vi bruker på en ting kan være helt nødvendig for at det vi gjør skal bli bra. 

«Tiden er din venn» er virkelig et slagord jeg har fått bekreftet flere ganger i dette prosjektet. 
Jeg har tidligere skrevet et nyhetsbrev om at vi da vi jobbet med features i Google Workspace for Education, tok tiden til hjelp for å finne ut av at det egentlig var endringshåndtering vi skulle se på. Hadde vi ikke latt den problemstillingen modne, hadde vi kanskje forhastet oss inn i en løsning som ikke svarte på behovet. 

Men det er skikkelig vanskelig å la ting ta tid. Min refleks er å haste inn i aktivitet. Dette prosjektet har vist meg verdien av å bruke tid til å la problemstillinger modne. 

«Trust the process» om du vil. Særlig når jeg stresser med at vi er i midten av desember og ikke er ferdig med den ene tingen jeg hadde sett for meg at vi skulle ha hatt klart nå! 

Prosjektledelse er 95% å ikke stå i veien for at flinke fagfolk skal få gjort jobben
Det er enkelt å lede flinke fagfolk. De kan det de driver meg. Dette vet jeg fordi JEG var en slik flink fagperson før jeg ble prosjektleder. Men det stiller noen krav til meg som prosjektleder. 

En av de viktigste tingene er at jeg ikke skal stå i veien for jobben deres. Alle prosjektmedarbeiderne i dette prosjektet er eksperter. De kan det de driver med. 

Som en tidligere flink fagperson, kunne jeg ha falt for fristelsen å styre dem mer. Men det er ikke hensiktsmessig. Som prosjektleder skal jeg fasilitere. Det er min jobb å gjøre deres jobb enklere. 

Jeg skal gi retning, ja, men jeg må også stole på at de faktisk fikser dette. At de kommer frem til svaret. Det er en ting som jeg visste da jeg startet prosjektet, og som jeg har fått så mange bekreftelser på. 

Det er skikkelig klisje, men det er også veldig sant: når du gir folk anledning og frihet til å gjøre en god jobb, vil de gjøre det. 

Invitasjon til LinkedIn Live om lærdommer og hvor du kan stille spørsmål til meg som prosjektleder
For deg som har fulgt dette nyhetsbrevet en stund kommer det ikke som en overraskelse om at jeg inviterer til en LinkedIn Live om dette temaet. 

Kom på LinkedIn Live mandag 18.12.23 kl. 12.00-13.00!

Der kan du også stille spørsmål til meg som prosjektleder om hva som helst! Og så kommer jeg til å snakke om hva JEG har lært i dette prosjektet så langt. 
Velkommen!

Jeg ønsker deg en riktig god, personvernvennlig helg!

Vennlig hilsen 

Ida Thorsrud

prosjektleder nasjonal DPIA

Ps. Vi har i det siste publisert mye informasjon på KS.no. Du finner oversikten over alt vi har publisert på denne samlesiden. Enjoy!

KS er kommunesektorens organisasjon og representerer alle
norske kommuner og fylkeskommuner.

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!

Newsletter: Progress on the National DPIA for Google Workspace for Education

The year is drawing to a close – What the DPIA project has taught me as a project manager

Hi !

In this newsletter, I will be writing to you in the first person singular. Usually, when I write to you, I do so on behalf of the entire project. And then, the communications department at KS has told me to write "we" not "I", but today I am breaking with that.

For the year is coming to an end, and I want to take this opportunity to share what I have learned this year as the project manager for the DPIA project.

Most of these lessons are things I already know, but that I must relearn again and again. Often in slightly different forms. I am really grateful for this lesson, and I want to share it with you in this newsletter.

Openness is exclusively positive - and repeat much more than you are comfortable with
When this project started, we knew that many would be curious about our conclusions. And therefore, we quickly decided that our communication strategy would be: "no surprises".

And that meant that we would communicate in newsletters, in many other channels, and that we would publish things we were finished with along the way. And preferably, we would publish just a little before we were comfortable with it.

We did this both because we wanted nothing to come as a surprise, and because we want feedback on what we do, so that we can adjust along the way.

Being so open is scary because it opens us up to criticism, which is never fun. But the experience is that there has been surprisingly little criticism, and that the feedback we have received has really made our assessments better.

Another thing I have had to practice in this project is to inform and repeat. I tend to not want to waste other people's time. That means I try to have short meetings, and I try not to repeat things I have already said.

But this project has shown me that I can hardly repeat enough. And it's mostly about the fact that it's through repetition that people learn. This is again a lesson I feel I already know, but that I have had to relearn.

It is my job as a project manager to celebrate and remind people of what we have actually achieved
I am a competent professional, and I work with competent professionals. And when you are a competent professional, it is difficult for you to understand that something is good enough, and to take a break to celebrate what you have achieved.

It's simply not your reflex. When you have achieved something, you rush on to the next thing you have to do.

Then I, as a project manager, have to stop and celebrate what has been done. Take time to highlight, praise, and celebrate what we have actually achieved.

Things take much longer than you think, and you can use time to let things mature
This is something I actually know. Things take time. And I am a real time optimist. There are several reasons for this. As a perfectionist "in recovery", I have a tendency to think that "things should be finished" long before they are actually mature.

And here lies my biggest lesson from this project: not only do things take longer than I think, but the time we spend on something can be absolutely necessary for what we do to be good.

"Time is your friend" is really a motto I have had confirmed several times in this project.

I have previously written a newsletter about when we worked with features in Google Workspace for Education, we took the time to find out that it was actually change management we should look at. If we hadn't let that problem mature, we might have rushed into a solution that didn't meet the need.

But it's really hard to let things take time. My reflex is to rush into activity. This project has shown me the value of using time to let issues mature.

"Trust the process" if you will. Especially when I stress that we are in the middle of December and not finished with the one thing I had envisioned that we should have ready now!

Project management is 95% not getting in the way of competent professionals getting their job done
It's easy to lead competent professionals. They know what they are doing. I know this because I was such a competent professional before I became a project manager. But it poses some demands on me as a project manager.

One of the most important things is that I should not get in the way of their work. All the project participants in this project are experts. They know what they are doing.

As a former competent professional, I could have been tempted to control them more. But it is not appropriate. As a project manager, I should facilitate. It is my job to make their job easier.

I should give direction, yes, but I must also trust that they actually fix this. That they come up with the answer. This is something I knew when I started the project, and which I have had so many confirmations of.

It's really cliché, but it's also very true: when you give people the opportunity and freedom to do a good job, they will do it.

Invitation to LinkedIn Live about lessons and where you can ask me questions as a project manager
For those who have followed this newsletter for a while, it will not come as a surprise that I invite you to a LinkedIn Live on this topic.

Come to LinkedIn Live on Monday 18.12.23 at 12.00-13.00!

There you can ask me questions as a project manager about anything! And if no questions come, I will talk about what I have learned in this project.
Welcome!

I wish you a wonderful, privacy-friendly week-end!

Best regards,

Ida Thorsrud

Project manager national DPIA

This newsletter was translated from Norwegian to English with assistance from ChatGPT by OpenAI. While it guided our translation, we made independent editorial choices. Any discrepancies result from this combined approach.

KS is The Norwegian Assosiation of Local and Regional Authorities

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev 

Har du gått glipp av noen nyhetsbrev? Se en fullstendig oversikt her!